効果的なタイムマネジメント

冬休みが終わり学校が始まったMさん。
いよいよ就職活動が本格化してきます。

今年の就職活動は、”超”売り手市場とのこと、しかし油断は禁物です。
バブル時代と違って『質の確保を優先して量を問う』意向をもつ企業が圧倒的多数です。
Mさんはエントリーシート100枚を目標に書くことのつらさ、そしてやるべきことと時間との
バランスがうまくいかず、気持ちがあせる日々を送っている様子。

効果的なタイムマネジメントは、ビジネスパーソンにとっても欠かせないスキル。
皆さんも仕事において、こんな傾向ってないですか??


・初めての仕事よりやり慣れた仕事
・時間のかかる仕事よりすぐ終わる仕事
・重要な仕事より期限の迫った仕事            を先に済ませる
・予定された仕事より突発的な仕事
・難しい仕事よりやさしい仕事
・自分一人の仕事より他人と関わって行う仕事

そうすると、重・い仕事ばかりが後回しになって、気持ちは晴れない、いつも何か
抱えているようで落ちつかない・・。精神的にも良い状態ではないですねえ。

以前Mさんに「やるべきことの見える化」という話をしましたが、さらに、自分が使える時間を「見える状態」にしておくことって大事ですね。
つまり、時間予算という概念を持つことです。

例えば「わが社の教育体系の提案書を1週間以内にほしい」と依頼を受けたとします。
このときに漠然と、「1週間もあれば大丈夫だ」と考えてしまうと、
期限ぎりぎりになって慌ててしまうことになりかねません。
でも、『1週間のうちに自分が自由に使える時間がどの位あるのか』を考えながら、
いつどれだけの投下時間で、この仕事を行うのかを明らかにすることです。

ここで大事なのが単純なことですが、『自分との約束を手帳に書く』ことです。

手帳に書き込んでいるのはたいていが、『他人に拘束される時間』。
肝心の自分の仕事は、空いている時間にやろうと思っているだけではいつまで経っても終わりまん。
大事なことは『いつ始めるか』を決めること。決めたら手帳に書き込むことなのですねえ。
決めたことは他人とのアポと同様『必ず守る』という自己管理が大切です。
もちろん割り込み仕事があって、そのとおりに進まないことも。
だったら、割り込み仕事のない早朝出勤を活用する、なども一つの手では?

私は4時起きワークをしていますが、ほんまにこれは仕事がはかどります!
割り込み一切なし、自分の世界に集中できる、お奨めでっす。

Mさん、手帳の選び方から始めてみてはどうでしょうね。

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コメント

勉強に成ります そうなんですよね 時間は 皆平等に 与えられていて その時間を如何に使うかは 全て自分 ですよね 割り込み又は想定外の 仕事は当たり前のように1日が始まると共に発生する事だとしたら 先ずは それまでに ある程度なり 又は仕上げる時間を 自ら設ければ良い って事なんですよね 私自身も昨年 そう言った時間を 上手く使えずに 予定外や想定外な仕事に振り回されていました 挙げ句に自分の優先順位が無いに等しい 最悪な状態でした 今年は先手必勝?? で 1日1日を有効に使いたいです すっごく参考、勉強に成りました。ありがとうございます

ken-sakura|2007年01月10日

私は特に仕事はしてませんので、周りに振りまわされて一日が過ぎております、決められた時間に決められた仕事をするのが羨ましいですね。時間は誰に対しても平等ですが、時間の使い方の良し悪しで、仕事も遊びも人生も有効に使えたり使えなくったりと結果が変わってくるかもしれませんね。先ずはすることを書出し、優先順位を決め、実行した物を消去し、残った物を次の日に繰り越す作業を繰り返しておりますが。自分のことが最後になりはかどりません。トラブルの処理が一番時間が掛かりますのでTQCを常に心がけております。人のフリ見て我がフリ直せですね。ICレコーダーを持って頑張ってます

恣聞|2007年01月10日

kenさん、ご意見ありがとうございます。おっしゃるとおり仕事では、「他人や想定外の仕事に振り回される」ということが非常に多いですよね。安請け合いしないためにも、自分のなすべき仕事を把握しておく、投下時間を知っておく、ということは大切ですね。私もついつい追われてしまう、という状況を作ってしまうので、要注意ですが・・。

恣聞さん、ICレコーダーは効果的ですね。ふと思い浮かんだことアイデアやこれやろう、これ調べよう、と思ったことがそのままにしておくと、つい忘れてしまいがちです。私は付箋をいつもバッグやポケットに入れておりますが、レコーダーは、便利かも。また活用方法を教えてくださーい。

mihoyo|2007年01月11日

自分の時間手帳、大切ですね。
私は手帳に書き込んでいなかったので、今年から手帳に書き込むようにしています。今まではお恥ずかしい、のり付きメモに書き、テーブルの上に貼り付けていました。レシピを作るときの分量も・・時々探さなきゃいけなくなるんです。。。
今年は手帳も変えたので、書き込みやすくなりました。
就活、大変ですね。
他人事ではありません。
娘のしていることを見ていると、とっても不思議。
履歴書?エントリーシート?を送るときのお手紙。
マニュアルがあってそれのとおりに書いているんです。
変な文なのよね。
人事担当の人もおかしいでしょうね。同じ文がどっさりきて。
あんな手紙、必要なのかしらね。。。
来週末は神戸まで試験を受けに行くそうです。
娘を見ていると売り手市場には見えません。
美保代先生のところに、修行に出せばよかったです。
それでは・・・

tomoko|2007年01月11日

おっしゃるとおり書き込みやすい手帳って大切ですね。あまり余白がありすぎても却って何か書かねば!と負担になってしまいますが・・・。今年は余白の少なめな手帳にしました。昨年までは見開き1ページでの月間スケジュール表に加え、一日1ページ書く欄があったのですが、却って使いにくかったです。今年は、見開き2ページで1週間分の書き込み欄があるレフィルに変えたのですが、1週間という単位でやるべきことが一目で明らかになっているので今のところたいそう使いやすいです。

仰せのとおり、同じあいさつ文の手紙がたくさんきたら、人事の方も笑ってしまいそうですね・・。あいさつ文ならまだしも、面接やエントリーシートで、自分の言葉で話したり書いていない通り一遍のものでは、「またか?」ってうんざりするっておっしゃっていました。個々のの人となり、が伝わるもので臨んでほしいですね。

mihoyo|2007年01月12日