solmicのように企業向けに研修を提供するような職種では、今から6月頃まで稼動がピークに達します。何と言っても4月に新人研修が一斉に実施されるからです。(通年採用の会社も増えてきましたが、それでも4月入社が多いことに変わりは無いのです・・・)当然、複数の仕事を同時進行でこなしていく訳ですから、日々の作業内容やスケジュールも入り乱れたものになってきます。

同じ状況にある、同僚達の作業・スケジュール管理方法を見ても、PDAを使いこなす人、全てをOutlookで管理する人、手帳で管理する人等々・・・様々です。

solmicは、どうしてもPDAへの入力よりも、手で書いた方が早いような気がするため、社会人になって今まで手帳派(B6サイズで月と週のスケジュールが記入でき、かつメモスペースが広いもの限定)です。それでも一瞬PDAに浮気しましたけどね･･･

通常であれば

｢仕事は、優先順位を付けてこなすべし｣

という元上司のありがたい教えに忠実に、出社前、手帳に作業内容を記入し、それらの優先順位を決めて、当日やるべきことを頭の中共々整理するのですが・・・ここ数年の経験を基に、この時期だけは、少々やり方を変えるようにしています(^^;)

宵越しの作業はなるべく減らすため、その場で済ませられる仕事は電話やMailで即済ませ、済んだ内容を手帳に書くようにするのです。作業内容を手帳に書いて優先順位を考える前に、まず、できることを先に済ませ、他のことに時間を回してしまおう、という思いつきからです。

｢Vol31：本当に必要なもの｣にて新人研修はプロジェクト、という話をしましたが、プロジェクトとなるとWBS(Work Breakdown Structure)なるものが存在するのです。その日の終わりに手帳の内容とWBSの内容を比較し、作業のStatusを確認できるようにすることで、プロジェクト管理の手間を省こうと思ったのです。

とはいえ、プロジェクトの作業のみであれば、この方法は有効ですが、優先順位をつけてこなす必要のある仕事も混在しているため、どれがプロジェクトの作業で、どれがプロジェクト以外の作業か見分けがつかなくなることがあります。(・・・私だけか?)

そこで、大判のポストイット(76mm×101mm)が登場。プロジェクトの内容はポストイット、その日にやるべき他の仕事内容は手帳、と書き分け、ポストイットはその日の終わりにWBSに貼り付けておくのです。

･･･と、何かの折に友人達にこんな話をしたところ、色々なコメントが返ってきました。

｢ここ数年『超』整理手帳を愛用。但し、MTGのメモとしてはスペースが厳しいからポストイットを併用。更にメモが厳しくなったら、案件毎にB5ノートを準備して作業内容を管理。｣

｢会社で毎年配布される手帳は、サイズ的に持ち運びが楽で、それなりに書くスペースもあって便利。但し、仕事柄、全体のスケジュールが見えないと困ることが多いから、月間スケジュールのみ別に準備して作業の全体的な進捗具合を管理｣

｢通常のスケジュール管理とMailはPDA、MTGはメモ帳と使い分け。外出が多いから、どこにいてもMailが読めることが必須。｣

･･･どうやら、友人達もその時、その時の仕事の状況・内容に応じて、管理方法を変えているようです。

中には、Mail読み上げソフトを活用し、移動時間にそれでMailや用件、スケジュール全てを確認する、という強者もいました。

実はこれ、solmicも｢文明の利器は活用せなあかん｣と思い、一度試してみたのですが･･･電車やバスでの移動中に簡単に爆睡してしまうことが分かったため、やめました。(もしかしたら何かの暗記物には便利ではないかと思っているのですが･･･(^^;))

室伏さんは、緊急時は携帯電話の録音メモ機能、MTG時はRHODIAのメモ帳、スケジュールは1枚紙になった月間スケジュール表等で管理されていたように思います。

私は(よほど込み入った状態でない限り)録音メモ機能をほとんど使用しませんが、緊急連絡の多い室伏さんは｢結構活用している｣とおっしゃっていました。

個人、個人が自分なりに模索してたどり着いた管理方法で仕事をこなしているのですね。

solmicも、ちと、新しい方法を模索してみましょうかね？(これで宵越しの仕事が減らせるならば・・・)