さて、前回記載しました、会社の中で”人を動かす”場合の『(2) 他部門の(＝普段一緒に仕事をしていない)人を巻き込む形で動かす場合』ですが、solmicも日々の仕事の中で一番頭を悩ませている部分です。

普段一緒に仕事をしている人であれば、付き合いが長いため、ある程度その人の性格や仕事のスタイルを把握しており、依頼の仕方も相手に応じて変えることができますが、『普段一緒に仕事をしていない人』の場合は、そうはいきません。

このような場合、solmicは、先に相手に用件をMailで送信し、直後本人に電話するようにしています。

Mailは"相手に依頼を出した"というEvidence(証拠)になるというメリットがあるのですが、solmicは過去に、Mailを出した段階で用件が済んだものと安心し、気付くと月日がいたずらに過ぎてしまっていた、なーんていう経験を何度かしています(^^;)

Mailに電話となると二度手間だし面倒なのですが、面識のない人に用件を依頼する場合は、敢えてそうするようにしています。

Mailを出すことで、用件の説明時間を短縮でき、電話をすることで、相手の声を直接聞くことができるからです。

相手の話し方、声の様子から、まずは

・簡潔に用件を伝えられることを好むか/詳細に背景も含めて用件を説明されることを好むか
・世間話が好きか/嫌いか

を(何となくですが)把握することができます。また、電話によって相手との直接的なコミュニケーションのきっかけができますから、次回から相手とやり取りすることに対する抵抗感がかなり低くなります。(初めて電話するのは緊張する、という方もいらっしゃるかもしれませんが、後々のことを考えると、楽ではないかと思っています･･･)

その後、相手からのMailの応答状況(や用件への対応具合)を見て、タイムリーにReplyがくるか、そうでないかを確認します。

Replyが遅い場合、初回は電話でプレッシャーをかけますが、次回からは本来の期限より数日余裕を見て期限を伝える等、相手によってMailの書き方を変えたりします。(この場合、嘘も方便ということで・・・)

また、相手が世間話が好きである場合、用件を話すついでに相手の部門の人間関係を把握することも可能です。つまりは、キーマンを知ることが可能になるのです。(世間話が嫌いな人の場合は、時間をかけて信頼関係を作るしかないかな？と思っていますが・・・この辺の対応については模索中です)

どうやら、solmicはその時点で使えるコミュニケーション手段を、一通り使ってみるという手段を採っているみたいです。

･･･ここまでしてみて、それでもなお動いてくれない人の場合･･･solmicは最後の手段を採ります。

『相手の席に行き、対応してくれるまで(あくまでも笑顔で)後ろに立ってみる』

あくまでも仕事の完遂が最終目的なのですから”個人的に仲良くなるためのコミュニケーションではなく、仕事をスムースにするためのコミュニケーションをするのだー！”と自分に言い聞かせた結果、この行動になってしまったのです。

･･･ありえない、と思われるでしょうが、大抵の方が時間が経つにつれ、solmicを無視しきれなくなり

｢あー！もうー！分かったよ！やるよ、やるやる。頼むから自席に戻ってくれよ･･･｣

と言って即対応してくれましたので、個人的には”もしかして、これって結構有効な方法なのだろうか？”と思っている今日この頃です。(もちろん、次回からはこの方々の対応は、かなり早くなりましたし、後日、飲み会の場で仲良くなるためのコミュニケーションもしましたよ(笑))